用人单位人事档案制度的变迁

来源:华文易迅 时间:2022-09-24 09:00:00

人力资源的重要载体和人力资源评价的重要信息源之一是反映了个人学习经验、工作业绩、人力资源状况。无论是成绩、奖惩状况、组织关系、历史背景都起到了很大的作用，可说是选贤举能，了解他人行为的一个重要基础[1]。把人事档案管理好、使用得当，既符合人本管理理念，又有利于人才资源的开发利用。现在，许多企业已经没有了太多的档案管理要求，以至于出现了“人档分离”的情况。随着人事制度改革的不断深化，越来越突出了认识档案管理的重要性，因此，在新时期做好事业单位人事档案管理工作具有重要的现实意义。

一、机关事业单位人事档案管理的重要性。

(一)人事档案涉及员工工作和生活的方方面面。

对于员工而言，人事档案可以为其办理护照等政审手续，还可以提供婚姻状况证明。员工档案真实地记录了员工的个人学习、工作经历、生活状况和工作成绩，并根据员工档案，享受各项社会待遇。人力资源管理关系到员工的切身利益。因此，随着社会的发展，档案管理需要不断地改进。

㈡人事档案具有很高的社会价值。

在市场经济飞速发展的今天，信息已经成为一种重要的社会资源，事业作为配置人力资源的机构，公司与员工之间的交流与联系有赖于信息的存在与传递，而且这种信息真正存在的最好载体是人事档案，对于人事档案的重要性要有正确的认识，不仅可以为企业和员工提供良好的工作信息，而且还能促进人员社会化管理，促进社会的全面发展。

第二，新时期如何做好事业单位人事档案管理。

(一)提高认识，完善管理思想。

用人单位人事档案制度的变迁直接影响到人事档案的地位变化，在人事制度变迁的初期，它在我国有着较高的地位，是人们在社会环境下生存的一个重要证明。社会经济和科技的发展，对人事档案的地位和权威性造成了严重的冲击，但也不可一概而论，所以新时期政府对事业单位领导的具体要求就是要提高对人事档案管理的重视程度，人事部门领导对人事档案管理的综合效益要坚持发展的思路。在新的历史时期，各机关机构之间的竞争实际上是人才的竞争，人事档案管理可以在挖掘人才、留住人才方面为事业单位提供帮助，对事业单位的管理创新和经营改革起到了积极的推动作用。因此，事业单位领导要促进人事档案管理部门与档案人员的配合，进一步改革和完善原先不适应新时代背景的管理思想和管理措施。

(二)健全管理体系，加强工作规范。

当前，事业单位人事档案管理体制还明显不适应现阶段经济体制的需要，因此需要大力改革事业单位人事档案管理制度，去掉以往管理制度中的某些不适应内容，提高对新时期人事档案管理工作的认识，将事业单位人事档案管理系统纳入新时期的发展要求和新时期工作理念。同时，要积极对人事档案管理人员进行培训，并制定相应的考核制度和考核标准，以便继续培养出不合格的员工，或者把他们调出管理岗位。与此同时，管理工作的规范性进一步得到加强，对人事档案管理工作提出了新的要求，确立了更高更远的目标。一是对收集、存取和查阅档案进行详细规定，对人事档案管理工作进行监督，防止有伪造人事档案的情况发生，对伪造人事档案的人员进行严肃处理。二是要定期检查人事档案，有效解决人事档案中暴露的问题，建立人事档案填写制度，注重不实填写，识别有误填的内容，进而判断档案信息的真实性。

(三)建立人事档案信息系统，提高工作效率，优化管理。

现在，我们已经进入了资源网络化、信息化的时代，要想真正把人事档案管理好，就必须充分利用计算机技术，通过人事档案信息管理系统存储，检索人事档案信息，使人事档案管理工作电子化，顺利实现。设法提高人事档案管理的科学性，根据相应权限的规定，仅向部门和个人公开一份信息，建立公开、透明的人事档案管理机制，以方便、准确地向社会提供档案管理服务。

(四)加强对专业人员的培训，提高直接操作的执行力。

人力资源管理工作的有效开展离不开专业人才的支撑，而这需要专业人员的主动投入，熟悉熟悉基本工作要求与操作技巧，避免某些常识性错误，并使人才培养的压力降低，推动提高直接操作执行力[2]。同时，也要对行政人员进行本单位的培养教育，使单位的工作人员完全了解本单位的情况，对档案管理中的实际问题和特点有一些认识，让工作人员更好地融入单位环境。员工应充分展现其对档案管理的多方面能力，包括人员交流、资料搜集、资料归档整理等。系内老员工对新员工的带教工作表现出较高的热情，对未具备完善处理能力的人员可不急于让其开展一些专业性很强的工作，一定要保证其具备成熟能力后再开展具体的执行工作。此外，档案管理也应采取电子处理方式，以促进日常资料查询方便，避免重复查阅纸质档案。

简言之，为了使事业单位的人事档案管理与时俱进，需要对单位领导给予高度重视，通过改革传统的档案管理理念，引入现代化的档案管理方法，提高档案管理人员的素质，从而有效地利用事业单位的人事档案，最终实现档案的参考价值。