计划生育信息管理中的应用

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《中华人民共和国人口与计划生育法》于2002年9月1日正式实施，该法的实施是计划生育职能部门的首要任务。该法的颁布使计划生育工作真正纳入了法律管理，对建立新的、更完善的管理机制具有重要的现实指导意义。在人口众多的国家，计划生育一直是中国的一项基本国家政策。从中央到地方政府，各级政府都非常重视计划生育工作，许多评估都实行了计划生育工作的一票否决制度。与十年前相比，计划生育工作已经从标准化、制度化转变为合法化轨道，并渗透到各项工作的各个方面。例如，选择先进单位、先进个人、调动工作、外出工作、福利、单位就业等与计划生育工作有关。本文结合多年的工作实践，提出了计划生育统计工作中存在的一些问题。

提出1个问题。

计划生育档案管理非常重要。管理内容丰富，工作量大。随着改革开放的不断深入，市场更加繁荣，人才流动现象更加普遍和频繁。特别是在广大农村地区，由于农民工规模的扩大，流动人口急剧增加，档案数据变化频繁，大大增加了农村计划生育管理的难度和工作量。在数万人以上的城镇，仅建立相关登记簿（结婚登记簿、子女出生登记簿、育龄妇女变更登记簿、流动人员登记簿、药具发放登记簿等）和旧的常规管理方法几乎不可能确保管理完全到位。因此，改革管理模式和手段非常重要。

2.计划生育档案管理的现状。

目前，计划生育档案管理多为室内内容复杂、档案数量多、时间跨度长，由于多年来一直处于封闭式管理中，计划生育档案管理仅以保管为目的，以档案不丢失为原则。此外，各历史时期档案整理质量要求不同，整理规格不统一，档案基础普遍较差。

主要问题体现在以下几个方面:一是档号不规范，没有目录号，一卷多卷现象较多;二是档案标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺乏基本要素，甚至没有档案标题等现象比较常见;第三，一些特殊的档案缺乏档案目录，以至于一些未被档案标题覆盖的内容永远无法检索和使用;第四，档案混乱现象较多，如按时间组、按职能部门管辖权限组、按文种组;第五，档案厚度不同，有的一，二页一卷，有的五六百页一卷。第六，保管不统一，各部门分散现象严重。

3.利用计算机等现代手段，将人工管理改为计算机管理。

目前，在全国范围内，计算机技术在计划生育信息管理中的应用还不够广泛多数传统纸张仍被用作数据传输媒介，这与当今的信息时代非常不协调。在复制数据和统计计算的过程中，员工不可避免地会犯错误，因此很难提高速度和质量。此外，传统提交报表的辅助费用（差旅费或邮寄费、人工费）也很多。基于上述原因，我们可以根据实际情况编制统一的计划生育档案管理软件，并将其发送给各单位。下属单位（或基层单位）根据统一格式填写数据，然后通过网络将数据传输给上级单位。这至少有以下优点：统计速度快。数据报告只需几秒钟；数据准确。消除复制数据过程中人为因素造成的错误；节约成本，无纸张，无报表，无需花费大量时间填写表格，只需点击鼠标，使用现代计算机网络，非常方便数据传输；无需手动统计，大大降低了计划生育人员的劳动强度。

要提高档案管理水平，必须实施标准化、标准化的工作程序和方法，即按照统一的程序和科学的方法进行档案管理的收集、整理、评估、记录和储存。

首先，我们应该全面普查档案，从粗到精。这是实现档案管理标准化和标准化的第一步。由于一般计划生育档案多年来没有进行全面检查，且存储期不准确，不可避免地存在许多重复或无检查价值的文件，因此必须首先消除这些无用的文件，以避免未来计算机管理中的重复和低效率。第二，重新组合文件，以实现文件文件的标准化。重新组合那些太厚、内容混合的文件。重新组合的原则是尽可能地将那些有某种联系的文件组合在一起。第三，统一分类号，确保检索率的完整性。计算机检索的显著优点是，它可以满足人们对家庭检索的需要。为了保证检索的完整性，在分类过程中，首先按照《中国档案分类法》进行分类，然后根据情况制定一些具体的规则，以确保检索标题的标准率。因此，在检索标题时，我们应该统一标准化标题名。

4.加快数据准备，推进计划生育档案现代化管理进程。

一是区分优先事项，循序渐进。计划生育档案管理的一个重要目的是使档案用于计划生育工作，实现计算机管理档案的目的是提高计划生育档案的利用率。在推进计算机管理的过程中，所有档案应根据档案的重要性、价值大小、利用率以及是否开放排队，优先处理和整理可开放的核心档案和利用率高的档案。这样，我们就可以加快计算机化档案管理的进程，提高社会利用的效率。二是分级记录，节省时间和精力。在记录过程中，可将档案分为三个层次，即反映单一问题或检查价值低的档案；一卷中涉及相同内容、排名相同的文件组合记录；重要文件或反映问题的复杂文件。这种处理不仅可以揭示档案的主题内容和特点，还可以减少录入条目和录入条目，既节省了时间、人力和财力，又提高了效率。第三，分类，充分利用档案的原始基础。对于那些具有良好基础和完整目录的档案，可以直接在完整目录上进行分类，对于病历档案、案例等特殊形式的档案，可以使用计算机程序直接输入名称、地址、时间，然后用计算机统一给出分类号。这样，充分利用档案目录的原始基础，可以减少录入环节，大大提高录入速度。