大数据技术在档案管理中的应用

来源:华文易迅 时间:2023-01-06 09:00:00

信息化时代，每天都会产生大量的数据和信息，要挖掘这些数据中的潜在价值，就需要运用大数据技术。档案馆作为一种稀有资源，它不断地在社会发展过程中生成，积累起来，有很强的借鉴和参考价值，随着信息技术在档案领域的不断应用，随着档案管理逐步向信息化、现代化方向发展，运用大数据技术能够挖掘档案蕴藏的价值，提高管理效率和针对性，为此，机构应转变自己的管理思路，在大数据前提下，提升档案资源的利用价值。

大数据技术综述

伴随着物联网、云计算和计算机技术的发展，社会每天都产生大量的数据资源，主流软件面对着海量的数据信息不能进行快速处理，数据资源的实用性和价值性也无法发挥出来。大数据技术能够在短时间内完成对海量数据的整理、分析、筛选，为用户提供决策支持和技术支持。目前，为满足单位和企业的经营需要，将大数据技术运用到企业生产、单位管理、行政办公等多个方面，得到了广泛的应用。将大数据技术引入档案管理中，使档案资源能有效地共享和利用，并对档案中蕴藏的价值信息进行分析，进行资源整理与分析，提供单位决策及管理运作的信息服务。

档案管理在海量数据下的思维方式。

2.1分享思想。

分享是大数据技术的最重要特征，通过大数据技术，能够实现各种资源的高度共享，完成资源的高效利用。档案馆作为一种珍贵的资源，是它在发展过程中不断积累、积累起来的宝贵财富，实现档案资源共享可以满足使用者的实际需要，更好地服务于社会和公众。以大数据技术为支持，通过建立档案管理信息平台，加快档案资源的共享进程，用户可在查阅和使用档案资源时，无需去单位查询，只需一台终端设备访问信息平台，即可完成异地资源的获取，比较方便。

2.2技术思维。

过去的档案管理工作中，主要是采用人工的方式管理和保存纸面文件，在这种模式下，对人员的专业知识和职业素养要求很高，如果管理失误，就会影响档案管理工作的质量。信息技术已成为信息化时代档案管理的一种重要手段，管理的信息化、技术化程度也越来越高，特别是运用大数据技术，通过对档案资源的深度挖掘，能够有效地提高管理效能，实现用户需求与档案资源的双向控制。与此同时，随着档案事业的发展，档案所蕴涵的价值也逐渐被人们所重视，通过大数据、人工智能等技术手段，挖掘出档案价值，促进了档案管理由过去的保管型向分析型转变，技术思维的转变更符合当今社会对档案利用的需求。

2.3数字思考。

伴随着信息技术的蓬勃发展，数字化技术已成为现代档案管理的一种新手段、新模式、新方法，并能推动档案管理向数字化方向转变。利用数字技术，可以完成数据库的建立，为用户提供方便、高效、安全的服务。与此同时，在数字化技术下，也能使纸质档案向数字化档案转化，从而实现档案的异地共享与使用，用户通过数字化平台能迅速完成档案资源的检索，不仅能获取文字档案，而且能查阅视频档案，并可查阅视频档案，实现档案的异地共享和利用。

2.4服务思维。

档案馆是一种珍贵的资源，它可以为各种决策、任免、经营发展提供数据和资源参考，它是档案价值的实质。大数据是一种新的技术，它具有动态、超越性、全球性等特点，利用大数据技术，能够完成对档案资源的挖掘与分析，并根据用户的访问记录和偏好向用户推送相关信息，使档案服务更加有针对性。伴随着现代科学技术的发展，人们对档案资源的需求不断增长，期望能在最短的时间内获得所需的信息，而大数据技术的优势能为用户提供个性化服务，提高服务的准确性和预见性。

以大数据为基础的档案管理思想创新方法创新。

3.1健全管理体系。

系统是开展一切管理活动的基础和前提，只有在完善的制度支持下，才能更好地实现资源共享和资源利用。一是各机构应积极整合数字化档案资源，突破以往固化的“信息孤岛”管理模式，使各种资源相互连接，把档案服务工作、资源组织与资源建设充分结合起来，形成规范、标准的管理体系；第二，在开展档案服务方面，为保证操作规范和严格，各单位制定了相应的操作制度，要求各员工按规定的制度执行，涉及档案资料的收集、整理、整理。通过整理、归档、处理等环节，推动档案管理向程序化发展，实现管理数字化转型，使档案服务真正发挥作用；以数字化管理为基本内容，建立了员工考核体系和考核标准，把考核结果与员工绩效挂钩，通过科学的考核调动管理者进行数字化管理的热情。

[2]。

3.2智慧平台建设。

要真正发挥大数据技术的价值和作用，要在先进技术的支持下，积极建立档案管理智能平台，将其划分为以下层次：达到立体构架：第一层，底层，其主要作用是对物理资源进行整合，具备资源池功能，为档案管理提供数据、网络资源的传送及共享服务；台台层，其功能是对底层进行科学控制，具有部署和控制功能；第三层是应用层，其主要作用是电子档案查询、第四级，用户层，用户可以通过政务服务、资源利用、档案分类等方式完成档案资源的查询与获取工作，并对用户的存取记录进行跟踪分析，按用户需要推出相关的档案资源[3]。

3.3加强安全管理。

因特网的开放特性，在将大数据技术引入后，会给电子档案的安全性造成一定的影响，一旦出现档案资源泄漏或丢失，将使事业单位遭受一定损失，基于大数据背景，单位要落实档案安全管理工作。一是借助智慧平台，加强数字化档案管理，为重要档案资源及时备份，避免丢失情况发生；二是科学地制定管理人员的存取权限，为了加快档案服务，禁止权限随意使用，特别是对于保密性较强的档案资源，要做好权限设计，避免内部人员滥用职权而造成档案资源外泄；采用先进技术加强档案安全管理，如在市场上安装市场上常用的杀毒软件，定期更新软件以保证杀毒效果，同时也起到防火墙的作用，防止黑客入侵造成档案资源损坏或丢失[4]。

3.4提高员工素质。

管理者的思维意识和能力水平与数字化管理的发展密不可分，以大数据为基础的档案管理，管理者应顺应时代发展，在平时加强学习，不断提高个人的专业能力和信息化操作水平。与此同时，事业单位也要认识到人才队伍建设的积极意义，采用科学的组织形式对员工进行培训，使全体员工都能胜任工作。

结束语：

总之，随着大数据技术在档案领域的广泛应用，事业单位应根据自身特点，积极转变管理思路和管理模式，充分利用大数据技术的优势与价值，挖掘档案的潜在价值，进而向用户提供优质服务，促进单位健康、稳定发展。