档案管理工作实行信息化管理

来源:华文易迅 时间:2022-09-10 09:00:00

归档工作其实就是收集整理档案，然后分类归档，以分类为依据，确保在查询使用的后期过程中能在第一时间查询到。随着信息技术的不断发展，传统的档案管理模式已经不能适应数字化档案管理的要求，电子档案在档案管理工作中的应用日益广泛，这也加剧了其难度。以科学发展观统领档案工作，在信息化条件下，要坚持标准化、规范化，注重风险控制，提高档案质量，切实做好档案工作。

一、进一步加强档案管理制度规范。

高质量的档案管理有助于经济和社会的良好发展，为经济和社会的发展提供完善得劲经济信息等。基于市场的发展趋势，对档案管理内容进行调整，使档案管理的科学价值得以充分发挥。本文以档案管理这一基本工作为基础，结合当前的发展形势，对档案资料进行适当的检索工作，以促进档案资料水平和质量的有效提高。不但要完成这些工作，还要有一个完整的监督系统来监测数据的完整性，尤其是对于重要文件资源的处理。一套完整的管理体系离不开良好的客观环境的支持，例如：调整管理手段和方式，完善档案管理的基础设施，营造良好的工作环境。有条不紊的制度管理不仅可以促进工作效率的提高，而且可以带动社会的发展。档案管理者必须进一步加强自身的管理素质，保持良好的工作态度。

二是搞好档案管理人员队伍建设。

档案员的综合素质直接影响着档案管理工作的质量，因此，在档案管理工作中必须重视档案管理人员的素质，加强对档案管理人员素质的培养。首先，档案管理人员要主动运用信息技术和网络技术开展学习活动，特别是要通过图书馆、网络等多种渠道，对与档案管理相关的信息资源进行收集，保证其管理思想的先进性，并且结合一些成功的档案管理案例，不断提升自己的管理水平和工作水平。其次，在具体的档案管理工作环节中，有关人员也要在第一时间积极与其他部门工作人员交流沟通，推动档案管理工作集中管理和归档整理工作质量的提高，确保档案信息种类、内容的规范性和完整性。三是要在一定的时间内对档案管理人员进行培训与教育，使其工作能力和综合素质得到提高。对管理人员进行培训时，有关人员要高度重视这一培训工作的目的性、针对性，从而从人才方面大力支持档案管理工作的有序、高效开展。

三是完善硬件设施。

健全的档案管理设施是搞好档案工作的关键。文件管理工作不能靠人工来完成，特别是在新形势下，档案管理更要靠先进的装备来做，所以要加强档案硬件设备设施的建设。一是要建立起独立的档案室。档案室具有防虫、防鼠、防潮、防盗、防火、温控等方面的要求，与一般办公场所不同，应根据档案工作的特点设置专门的房间，条件较好的，应事先展开规划设计，以符合档案室设计要求。其次，要保证相应设施配备的完整性。既要配备传统的档案箱、存储器、存储器、存储器等设备，又要注重档案管理的现代化要求，配上足够的扫描仪、存储器、打印机、计算机等，以便档案工作者更好地利用现代技术来管理档案。特别要注意的是档案管理办公室系统的应用。增加投入力度，积极购置必要的软件，推动档案管理水平的提高。三是设备的保养要做好。定期检查和维护档案管理设施，保证设备运行状况良好。

四是创新档案管理工作信息化。

目前，现代科技的发展速度日益加快，在各个行业中计算机技术的应用极其广泛，档案管理工作实行信息化管理满足了档案信息管理日益加强的客观要求[3]。合理开发和利用档案资源，使档案寿命尽可能长，促进工作效率的提高，都是现代档案管理改革创新的主要任务和目标。在目前阶段，为了满足目前的档案管理要求，迫切需要采用先进的科技手段来管理档案，这已经是非常迫切的。一是各级机构的档案部门要在第一时间准确传递信息，确保档案信息及时有效；文件管理部门要借助于扫描仪、计算机等现代化设备，准确地在计算机上输入档案资料，并借助相关技术进行处理，将图像、文字等转换成数据资料，使纸质文件与数据档案共享；第三，充分利用网络技术创新档案管理，借助于网络，为社会提供高效的档案信息服务，以便有效地共享档案信息资源，从而更好地服务于大众，有利于提高档案利用效率和档案管理工作质量。

当今世界，科学技术飞速发展，极大地改变了人们的日常生活方式和工作方式，既带来了发展机遇，又增加了档案管理工作的难度。档案资料的日益丰富，逐渐增加了档案管理工作的复杂性，因此，必须对档案管理工作进行创新，这样才能与现阶段的发展形势相适应，更好地服务于人民的工作和生活，因此，积极探索档案管理层次的科学路径是非常必要的。