信息时代档案管理的发展必然重要

来源:华文易迅 时间:2023-08-05 09:00:02

档案管理是企业管理相关文件和档案的过程，随着信息时代的到来，企业的档案管理也从传统的纸质档案转变为电子信息档案。

一、介绍档案管理的基本工作内容。

所谓档案管理的基本工作是对档案进行基本管理。从管理内容来看，主要包括档案的统计、分类、编号、装订、登记等，便于查询和注销。

在档案统计方面，主要是及时、准确地统计档案的收集、移除和使用数量。不仅如此，还按照上级档案部门的要求，及时提交单位档案工作的基本情况统计表。

在档案分类方面，主要按照相关标准和规定对档案进行分类。不同的分类方法会有不同的分类结果。例如，根据档案形成的时间分类与根据档案所有权分类有很大的不同。

就档案编号而言，档案编号通常需要填写在每卷基本档案的封面和背面。基本档案的档案编号由分类编号、项目编号、档案编号和页号组成，即类别编号-项目编号-档案编号-档案编号。

就档案的装订和登记而言，一般采用三点一线的方式进行装订。在档案登记过程中，档案的进出、整理、保存和使用是档案的原始数据，有利于保证档案的安全性和完整性。

二是分析现代档案管理在档案管理中的作用。

随着信息时代的到来，档案管理也发生了新的变化，即档案信息向信息档案的发展，也使档案的存储工作变得简单。此外，计算机技术的不断发展也为档案查询和管理带来了便利。通过计算机的熟练使用，不仅给档案管理带来了方便和快速，而且也为档案查询用户带来了高速和高效的查询。

目前，信息档案管理工作越来越受到重视，企业档案管理部门发展越来越快，档案管理工作与基础工作的支持分不开，如档案统计、分类、编号等基础档案管理是档案管理的初步工作，如缺乏有效的管理，将直接影响档案利用，也可能影响企业的高效生产建设。因此，掌握档案管理的基本工作是非常必要的。

三、分析档案管理基础工作中存在的问题。

虽然档案管理的基本工作已经非常明确，但在实际管理过程中仍存在许多问题。具体表现如下。

(1)档号标注标准不统一。

如果档案号的标签标准不统一，就会造成混乱。一卷多册，无目录，重复标签等。这些问题的出现会给档案管理带来很大的不便。

(2)案卷题名不规范。

一般来说，本卷的标题应准确总结本卷文件材料的主要内容和类型。主题内容可以简洁清晰地反映出来，文字要简洁清晰，既不能简单地列出，也不能太一般。如果案例题名不标准，个别题名不完整或没有题名，不仅反映了档案管理水平差，而且不利于档案的搜索。

(3)页号和装订不好。

页面编号也是档案管理的基本工作内容之一。理论上，文件材料安排完毕后，文件材料中应有字迹和图表的页面，一页编号，即页号。页号的位置在右上角，左上角在前面。但是，如果文件中没有标记页码，则在使用过程中很难检测到页面的丢失。对于档案装订，可根据档案设置单位的实际情况单次装订或整卷装订。装订方法和使用的装订材料应符合档案保护和使用的要求。如果装订不到位，不仅会给档案管理带来麻烦，还会造成档案丢失。

四、现代档案管理对档案管理的基本工作要求。

(1)档案管理基础工作规范化。

为了提高现代档案管理水平，我们应该从档案管理的基本工作开始。档案管理的标准化和标准化是提高现代档案管理水平的有效途径。为有效实现档案管理的基本工作趋于标准化和标准化，应引起相关人员的高度重视，提高专业管理质量，定期检查档案编号、装订等相关问题，及时解决不规范现象。

（2）全面检查档案，清除无效档案和重复档案。

上述文件过多，信息相对混乱，不可避免地会出现一些无效文件和重复文件的疏忽。对于重复或无检查价值的档案，应及时处理，重新组合档案信息，提高档案管理的工作效率。

(3)查缺补漏，完善相关信息填写。

对于那些没有页码，没有目录，没有标题或标题不清楚，以确保所有文件更加标准化，不仅可以保持适当的增加容量，确保文件的可扩展性，可以使收藏更加科学、标准化，进一步完善文件管理的标准化和标准化。

(4)统一分类号，确保检索全率。

在分类过程中，要加强校审，及时纠正分类人员的错误，经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标签一致，同类文件标签一致，实现标准化和标准化管理。

综上所述，信息时代的主题是信息化建设。信息化建设档案管理不仅可以提高档案管理的效率，还可以提高企业对档案的利用率，还可以提高企业的效率。但是，档案管理作为企业的重要管理部门，科学合理地管理档案是非常必要的，科学合理的管理也离不开档案管理的基础工作。如果基础工作不可靠，处理事故时往往会很匆忙，甚至不知道如何管理。因此，信息时代档案管理的发展必然重要，但基础工作是重中之重。