电子档案替代纸质档案进入档案库

来源:华文易迅 时间:2023-01-07 09:00:00

存档是人们在各种社会活动中直接形成的有保存价值的原始记录，原始记录是其本质属性。起诉档案是指档案，但因其特殊性质，除具有一般档案的基本特征外，还具有纠正冤假错案、维护社会稳定等作用。只有充分认识到检察档案管理工作的特点，才能真正实现科学化、规范化、制度化、便利化，从而使检察工作更好地服务于人民群众，更好地促进检察工作的发展。

一、基层检察院档案管理存在问题。

(一)检察档案管理思想落后，重视不够。

当今，档案载体数字化已成为必然趋势，越来越多的电子档案替代纸质档案进入档案库。如何在传统的纸质、实物文件与电子档案共存的情况下，实现对档案的准确、快速提取、借、存、比对等管理，是今后档案工作亟待解决的问题。二是对档案工作思想重视不够，档案意识不强。对于人员、财产、文件的整理归档时间，对档案工作的人员、物品、文件的整理时间不能完全保证，也没有将其真正与部门业务工作有效地结合起来。造成档案资源开发利用不足的问题。

(二)档案人员的配置难以适应新形势、新要求。

现在，按照有关规定，各基层检察院都设立了专门的档案机构，配备了专职档案人员。但是受案多人少矛盾的影响，或是由于工作的需要，个别基层法院检察档案工作人员具有一定的流动性，严重影响了档案工作的稳定与长期发展。一些档案人员缺乏系统的培训，导致一些档案人员不熟悉档案工作业务。在新刑诉法的实施过程中，对随附的录音、录像电子光盘的存档、存档存在着争议，需要制定相关法规加以规范。

(三)档案管理的制度化、规范化建设亟待加强。

应当指出，制度不健全、监督制约能力差是困扰基层检察院档案工作健康发展的一大突出软伤。有些基层检察院没有将档案工作作为各部门目标责任制的一项重要参评指标，使确保部门领导和具体管理人员的岗位责任指标落实到档案管理的每一个环节上；有些文件处理程序混乱，未严格按照上级要求存档，有的借档手续简单，还档期限不定，存档周期长，任意延长，使卷宗材料丢失的可能性增大，降低卷宗立卷质量。

二是对基层检察院档案管理工作的健康发展提出一些建议。

(一)更新观念，夯实基础，推动档案工作落到实处。

对档案工作的整体定位，基层检察院应充分认识其重要性，切实采取有力措施，夯实档案管理基础。

一是加强档案业务知识的培训工作。要实施《档案新规定讲解辅导制度》，档案人员对档案工作的相关规定要先学习一步，然后到各业务部门以上小课进行巡回辅导，使承办人员及时掌握立卷工作的最新要求。对新员工入职培训中，要开设档案辅导课，进行知识讲解及现场操作，使新人从一开始就接触到标准的立卷程序及装订方法。

二要采取正向引导与反向激励相结合的管理模式。实施“存档情况通报制度”，对各个部门的存档情况每半年进行一次通报，这对于及时归档起到很好的督促作用。与此同时，也可以开展诸如“优质卷宗、优秀立卷人”、书记员装订卷宗竞赛等活动，使相关部门和干警对卷宗的归档工作更加重视。

四是利用科学技术辅助管理。档案馆是一项具有很强延续性的工作，纸质仍然是其当家的载体，但若将信息技术与其中融合，使得档案的调取、查阅、使用更加方便，那无疑就是给档案工作插上了翅膀。

(二)建立专业技术全面，加强档案队伍建设。

二是完善组织机构，充实档案人员管理队伍；设立专门机构，配备专业人员，是实现档案工作科学化管理的前提。要提高检察档案管理人员的政治素质，树立高度的专业责任和坚定的事业心，提高档案工作者的档案意识和法制观念，充分认识其重要性及其潜在价值。

二是优化档案业务培训，提高档案专业水平。为提升业务水平，建立档案管理人员定期培训体系。把握档案工作知识，增强依法治档意识，提高工作水平；加强信息化技术学习，聘请专业人员，对档案人员进行档案数字化应用技术培训，使他们能熟练地掌握现有系统软件的使用，并充分发挥现有设备的技术效益。

五是加强档案研究与宣传，扩大管理成效。运用网络宣传等手段，积极开展档案法律法规学习、宣传、教育工作，进一步提高“依法治档”意识。吸取先进思想和经验，做到取长补短，为我所用，不断提高档案工作水平。

(三)规范规章制度，推动检察工作科学发展。

首先，建立档案管理的各项规章制度，使其发展有法可依、有章可循。我们要在档案法规精神的指导下，着眼形势发展的要求，创新和完善原有工作制度，形成科学、实用的管理体系，推动档案工作朝着更规范的方向发展。

其次，以“检察机关档案管理工作制度”为准则，树立“安全管理是档案工作生命线”的理念。“防盗、防光、抗高温、防火、防潮、防尘、鼠、虫”八防的安全目标，并加强“制度严防”，采取设备加固、物理隔离、技术封闭、人员协作等“五防”措施，以使安全管理制度化，确保档案运行，储藏安全可靠，达到优质管理标准。

第三，推行档案全面管理运行制度，加强档案管理过程的定位。认真贯彻落实检察机关档案管理流程，克服随意性、盲目性，使基层检察院档案管理规范化、常态化、科学化。